Depuis fin 2024, la PUI des Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) utilise un outil d’aide à la décision, créé en interne. Drug stock manager permet aux pharmaciens hospitaliers une gestion en temps réel de leurs stocks de médicaments conduisant à une baisse des tensions d’approvisionnements tout en optimisant leurs commandes. Explications avec le Pr Pascal Bonnabry, pharmacien-chef aux HUG.
Dans quel contexte avez-vous été amené à déployer une solution d’aide à la gestion des
stocks de médicaments ?
Le point de départ de notre réflexion repose sur la hausse des ruptures d’approvisionnement depuis 2022, qui nous met au défi quotidiennement et ce, de manière de plus en plus fréquente. Cette problématique nous a conduit à nous questionner régulièrement sur notre capacité à gérer ces ruptures. Historiquement, nous adressions de nombreux reproches aux fournisseurs qui ne parvenaient pas à nous livrer en temps et en heure, ou encore aux autorités de santé, qui ne prenaient pas de décision structurelle pour régler ce problème. Finalement, nous avons décidé de nous interroger sur ce que nous pouvions déployer comme solution, à notre échelle, pour améliorer notre fonctionnement et optimiser nos outils.
Comment avez-vous conceptualisé cet outil ?
Ces dernières années, nous avons déployé au sein d’une centaine d’unités de soins de notre établissement, des armoires à pharmacie sécurisées. Les stocks de médicaments qui y sont déposés sont donc gérés de manière électronique. Nous pouvons ainsi connaître, à tout moment, le nombre de médicaments dont nous disposons, à la pharmacie centrale et dans ces nombreux lieux décentralisés.
Ce fonctionnement est un élément déterminant dans la construction de notre outil informatique élaboré par notre pharmacien-doctorant Yassine Dhif, en collaboration avec la direction des systèmes d’information. Drug stock manager lie à la fois des données logistiques à savoir les stocks de médicaments et les données cliniques des patients connues via la prescription informatisée. Nous pouvons obtenir ces données via le "lac de données" interne aux HUG, que nous pouvons interroger pour obtenir celles nécessaires à la génération du tableau de bord de Drug Stock Manager. Certes, notre vision n’est pas complète, car nous ne disposons que des données des médicaments stockés dans les armoires sécurisées, mais cela nous suffit pour connaître, en temps réel, les médicaments reçus par les patients, dans quelle unité et à quelle dose. Nous pouvons ainsi connaître les situations d’alerte par médicament ou encore savoir si les besoins cliniques des patients dépassent les quantités de médicaments que nous avons en stock, donc nos besoins en temps réel. Il permet également de nous donner la tendance des prescriptions de médicaments qui peut, elle, être saisonnière.
Que faites-vous de ces informations ?
Avec Drug stock manager nous sommes informés plus précocement qu’un incident va se produire, ce qui nous permet d’être plus réactifs et de prendre des décisions par anticipation. Par exemple, nous pouvons commander plus rapidement des médicaments ; solliciter un autre fournisseur si celui que nous contactons habituellement est confronté à des délais anormalement longs de livraison ; réallouer nos stocks entre unités – mais cette solution n’est efficace que pour des faibles tensions de quelques jours ; ou encore s’approvisionner à l’étranger, bien que les délais de livraison soient alors de sept à dix jours. Parfois, certaines situations nous conduisent à devoir échanger avec les médecins pour restreindre l’accès à des médicaments en triant les patients ou en prenant des mesures alternatives. Cette situation reste relativement rare, car généralement, la grande majorité des ruptures repose sur une problématique de logistique.
Quel impact cet outil a-t-il sur votre organisation ?
Nous avons mené une étude sur la gestion des ruptures de stocks de médicaments avant et après l’usage de notre outil, afin de connaître ses effets sur notre organisation. Nous avons observé une réduction de 57 % du nombre de ruptures ayant impacté notre institution. Nous avons également diminué de 25 % le temps consacré à la gestion de ces ruptures, grâce à cette aide à la décision plus rapide.
Des évolutions sont-elles envisageables ?
Cet outil nous permet aujourd’hui de faire de la prédiction en temps réel, ce qui représente déjà une grande avancée pour les PUI, car jusqu’à présent, la gestion de nos stocks de médicaments reposait sur la base des historiques de consommation.
Cependant, en intégrant de l’intelligence artificielle, nous pourrions éventuellement envisager, à l’avenir, une prédiction des consommations selon les profils des patients ou selon la saisonnalité. Autre aspect que nous pourrions essayer de modéliser : le risque que certains médicaments soient en rupture d’approvisionnement en nous basant sur la fiabilité des fournisseurs, sur l’historique des ruptures, et sur d’autres éléments à capter dans les données, afin de recevoir des alertes avant même la survenue de ces ruptures. Cette information serait encore plus complète si nous mutualisions nos données avec celles des autres établissements de la Suisse romande. Nous travaillons actuellement à déployer un logiciel français pour le suivi des ruptures d’approvisionnement et la centralisation des informations concernant les alternatives.
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