Organisation
23/03/2023
Gestion du médicament en PUI : l’apport des logiciels informatiques
Le Resah prévoit d’ajouter prochainement à son catalogue, des logiciels de gestion des stocks de produits de santé, à destination notamment des pharmacies hospitalières des établissements hospitaliers publics et privés non lucratifs. Ces outils, facilitant l’organisation interne des structures, doivent répondre à un cahier des charges précis.
« Nous sommes un groupement d’intérêt public doté d’une centrale d’achat public », explique Guilhem Biancarelli, directeur général adjoint du Resah. « À ce titre, nous gérons plus de deux milliards d’euros d’achats annuels et disposons donc d’une vision large des besoins de nos adhérents. » Le Resah a ainsi identifié la nécessité d’apporter une réponse à la gestion des stocks et des pénuries, phénomène grandissant et visiblement destiné à durer. « Nous sommes en train de référencer des solutions "Warehouse management system" (WMS) ou logiciel de gestion des stocks, mais pour le moment, elles ne sont pas encore mises au catalogue, car nous devons nous assurer qu’elles répondent strictement aux besoins de nos adhérents, donc aux besoins du marché », précise Guilhem Biancarelli.
Des outils bien identifiés
Les outils de gestion de stock sont toutefois déjà bien identifiés et utilisés par une partie significative des établissements hospitaliers. « Il y a une quinzaine d’années, nous avons observé une première vague de création de plateformes logistiques au sein des CHU », indique Jean-François Mercury, directeur projet au Resah, en charge de la logistique hospitalière. Et de préciser : « Les attentes sur la gestion des stocks et l’équipement associé en logiciels ont suivi cette courbe. » Cependant, généralement, lorsqu’un hôpital s’équipe d’un WMS, il le fait certes pour les médicaments et les dispositifs médicaux mais aussi pour les autres produits consommables. La question peut alors se poser de détenir plusieurs solutions.
Trois enjeux pour le secteur sanitaire
Les équipes du Resah ont, de fait, identifié trois grands enjeux autour de l’usage des outils de gestion des produits de santé et de dispositifs médicaux, au sein du secteur hospitalier.
- Tout d’abord, un enjeu d’adaptation sectorielle aux besoins particuliers des hôpitaux. Les solutions généralistes WMS ne sont pas applicables telles quelles au sein des structures hospitalières en raison notamment des problématiques de traçabilité et de contraintes liées au Code de la santé publique, comme la sérialisation. « De plus, pour les médicaments et les dispositifs médicaux, la gestion du stock ne s’arrête pas à la PUI », indique Guilhem Biancarelli. « Le logiciel doit pouvoir intégrer les gestions de stocks effectuées au sein des unités de soins. ».
- Deuxième enjeu : la diversité des modèles hospitaliers. Entre un CHU et un hôpital de proximité par exemple, les produits en stock et les flux d’approvisionnement et de distribution associés vont fortement varier en fonction de leur grande différence d’activité. « Les Groupements hospitaliers de territoire (GHT) génèrent des effets de massification avec des systèmes d’information encore très hétérogènes, donc des WMS hétérogènes », ajoute-t-il. « Nous devons encourager le développement de logiciels pouvant s’adapter à toutes tailles de structures. » Et ce d’autant plus que les WMS complets peuvent également être complexes dans la variété des fonctionnalités proposées. « Un petit hôpital avec des besoins basiques ne va pas nécessairement disposer d’une équipe dédiée pour l’appréhender, contrairement à un CHU, et se tournera vers des solutions plus accessibles », précise Jean-François Mercury.
- Enfin, le troisième enjeu est lié à la complexité de l’environnement numérique au sein des structures, impactant l’outil en raison par exemple des besoins d’interfaçages. Pour illustrer cette idée, il est indispensable pour les PUI que le logiciel de gestion soit interfacé avec les logiciels de prescription utilisés par les médecins ; prescriptions qui doivent être vérifiées par le pharmacien. Ces logiciels disposent aussi de système d’alerte intégré, et d’une traçabilité des mouvements d’entrée et de sortie. « De cette manière, les pharmaciens sont en mesure de gérer les stocks de manière optimisée avec des alertes pour une préconisation de réapprovisionnement », explique Guilhem Biancarelli.
En tenant compte de ces enjeux et des besoins, le Resah a élaboré un cahier des charges et assure actuellement un travail de recensement et de sélection des solutions les plus adaptées. Il les mettra ensuite à disposition de ses adhérents via un marché public.
Commande de médicaments : l’hôpital Foch déploie son outil informatique de relance
La PUI de l’Hôpital Foch a déployé en septembre 2022 un outil informatique pour la relance des commandes de médicaments, de chimiothérapie et de dispositifs médicaux. Un outil facilitateur du quotidien, que les équipes doivent encore s’approprier.
Le projet est né début 2021 pour fluidifier la gestion des commandes de la PUI. À l’origine, la relance des commandes se déroulait sur la base d’archives papier. Les bons de commande étaient imprimés, pour permettre une commande par téléphone, puis étaient classés dans un parapheur. En cas de non-réception des commandes, les professionnels de santé regardaient dans le parapheur afin d’effectuer les relances. « Cette organisation était problématique », indique Jean-Charles Nicoulaud, cadre médico-technique, pharmacie et magasin médical. « Car les commandes étaient classées dans le parapheur par ordre alphabétique et non par ordre d’urgence. Sans notion de priorisation, les plus urgentes étaient donc noyées au milieu des autres. » « Ce mode de fonctionnement ne nous permettait pas non plus de connaître l’état du stock du produit », précise le Dr Eve Camps, pharmacien. « Nous étions contraints de retourner dans notre logiciel pour le savoir. » D’où l’intérêt de prioriser les relances en fonction de la quantité de médicaments et de la date de la commande.
La construction d’un outil dédié
L’équipe a donc souhaité trouver une solution pour une meilleure efficience, afin d’aider le personnel à ne pas perdre trop de temps à la relance, et pouvoir informer rapidement les pharmaciens des produits en rupture pour trouver des solutions secondaires. Une stagiaire ingénieure en informatique, en stage au sein de la PUI, a ainsi travaillé à l’élaboration de cet outil, en lien avec la Direction des systèmes d’information (DSI).
Désormais, tous les matins, les professionnels intègrent informatiquement, l’état des stocks et les commandes issus de leur logiciel de gestion intégré. « Ensuite, nous pouvons voir s’afficher à l’écran d’accueil, les médicaments pour lesquels des relances sont nécessaires », indique le pharmacien. Un code couleur permet de prioriser les démarches. « Nous disposons aussi de passerelles avec les fournisseurs, afin de faire remonter toutes les commandes adressées à un seul fournisseur », indique Jean-Charles Nicoulaud. « Cela nous permet d’avoir une vision globale sur tous les retards par fournisseur et d’anticiper les ruptures éventuelles à venir. » Ils disposent également de toutes les coordonnées des fournisseurs.
L’outil a été mis en place en septembre 2022, avec une première prise en main en octobre et un réel usage depuis décembre. Il est actuellement utilisé à 60 % de son potentiel, son acceptation et acculturation par l’équipe polyvalente de préparateurs étant encore en cours.
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