Pratiques innovantes
16/09/2021

Vaccination anti-Covid 19 : l’impact de l’accueil de super-congélateurs

Depuis un an et demi, les pharmaciens hospitaliers sont au cœur de la gestion de la crise sanitaire. Dernièrement, certains d’entre eux ont dû réorganiser leur PUI afin de recevoir des super-congélateurs pour le stockage et la répartition des vaccins sur leur territoire. Retours d’expériences de la PUI du Centre hospitalier (CH) de Versailles avec le Dr Farahna Samdjee et de l’Agence générale des équipements et produits de santé (AGEPS) de l’Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) avec le Dr Laurent Havard.

Au Centre hospitalier (CH) de Versailles, tout a débuté en décembre 2020 lorsque l’Agence régionale de santé (ARS) a contacté la PUI afin de connaître la possibilité d’accueillir ou non un congélateur à - 80 degrés pour certains types de vaccins contre la Covid-19. « L’accueil de ce type de congélateur a de lourdes conséquences sur l’organisation de la PUI en raison des contraintes spécifiques qu’il impose en termes de locaux et d’équipements », rapporte le Dr Farahna Samdjee, pharmacien chef de service au CH de Versailles.
Du côté de l’Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP), aucune des PUI ne disposait de congélateur à - 80 degrés. Après une investigation des autorités de tutelle, puis une réunion entre tous les chefs de service des PUI, « il a semblé évident que ce soit à l’AGEPS [qui met en œuvre la politique de l’AP-HP en matière d’équipements et de produits de santé, NDLR], d’accueillir le dispositif afin de centraliser les vaccins et de les intégrer dans un circuit et un flux de commandes déjà existant », explique le Dr Laurent Havard pharmacien gérant, chef du service Approvisionnement Distribution à l’AGEPS.

Sécurisation du site

Aujourd’hui, la structure du Dr Laurent Havard dispose de trois supercongélateurs, deux étant fonctionnels et le troisième de secours, « ce qui nous a demandé, pour les stocker, de trouver un endroit sécurisé et alimenté en électricité afin d’assurer la continuité énergétique », précise-t-il. Le suivi de la température est relié à une centrale d’alarme, et les trois dispositifs doivent être qualifiés et cartographiés c’est-à-dire qu’il faut vérifier préalablement qu’en tout point du volume, la température n’excède pas des écarts normés.
La sécurisation des lieux était également au programme. L’AGEPS a ainsi bénéficié d’un renforcement de l’équipe de vigiles avec la présence d’un maître-chien et une plus grande fréquence des rondes.
Au CH de Versailles, seule la salle de réunion de la PUI est climatisée et suffisamment sécurisée pour stocker ce dispositif. « Nous avons également dû mettre en place un accès sécurisé à la salle pour la rendre accessible à un nombre limité de personnes, avec une traçabilité quotidienne afin de savoir qui y entre et qui en sort », précise le Dr Samdjee. Des caméras de surveillance ont été installées et les fenêtres de la salle condamnées. L’hôpital a aussi reçu la visite de la préfecture et de la police pour s’assurer de la sécurité des locaux.

Une préparation pour les établissements

En tant que centre répartiteur, la gestion des vaccins implique pour les sites congélo-porteurs de récupérer les demandes des établissements concernant leur besoin en vaccins en fonction des allocations attribuées par l’ARS, de valider la commande, de la préparer avec les dispositifs médicaux associés pour la réalisation des vaccins (aiguilles, seringues et sérum physiologique) ainsi qu’avec des étiquettes de traçabilité pour les dates de péremptions. 
La PUI du CH de Versailles a donc élaboré un circuit simple avec des modalités d’accès afin d’éviter que tous les établissements viennent au même moment récupérer leur commande. Les premiers temps, « il fallait aussi expliquer aux établissements les modalités de surveillance des températures des vaccins pendant le transport, leur stockage et leur reconstitution d’autant plus que les acteurs concernés n’avaient, dans certains cas, pas l’habitude de gérer ce type de vaccins », rapporte le Dr Samdjee, précisant que la PUI a décidé de prendre en charge la livraison à l’ensemble des établissements du Groupement hospitalier de territoire (GHT) via des glacières conformes et des sondes pour la traçabilité. La PUI a été accompagnée par la direction territoriale de l’ARS pour la transmission des informations aux différents établissements et centres ambulatoires. Un accompagnement d’autant plus important qu’au fil des mois, les approvisionnements ont augmenté, et les vaccins ont été diversifiés avec des modalités de stockages différentes, nécessitant l’organisation d’autres types de circuits et l’élaboration d’une documentation dédiée.
De son côté, l’AGEPS, qui gère habituellement les 38 établissements de l’AP-HP, doit aujourd’hui livrer les vaccins à 250 « clients » supplémentaires. « Nous avons dû nous occuper de tous les établissements de santé et médico-sociaux comme les Maisons d’accueil spécialisées, les Foyers d’accueil médicalisés, les Ehpad et les collectivités, de Paris et des Hauts-de-Seine », indique le Dr Havard. L’AGEPS a par ailleurs fait le choix de ne pas être transporteur des vaccins, ce qui se traduit par l’accueil quotidien de 100 à 120 véhicules de coursiers, contre cinq à six fois moins en temps normal, auquel s’ajoute l’activité courante de la PUI. Après une identification des clients, « il faut intégrer toutes les informations de leur commande dans le système d’information pour des questions de traçabilité et de pharmacovigilance », ajoute-t-il.

Renfort de personnels

Après plusieurs semaines à moyens constants, l’AGEPS a bénéficié d’un renfort dédié avec du personnel logistique, des préparateurs en pharmacie et un pharmacien (à temps partiel) pour mener à bien cette mission. Les recrutements ont été motivés par les contraintes techniques liées à la gestion des vaccins, qui consomment du temps en réception des commandes, en préparation et en expédition, et par l’augmentation du nombre de clients. 
A Versailles, « cette nouvelle mission s’est ajoutée au reste de notre activité », fait savoir le Dr Samdjee dont la PUI a fonctionné, les premières semaines, à moyen constant. L’ARS a néanmoins permis par la suite des recrutements : la PUI a obtenu une dérogation exceptionnelle pour que deux pharmaciens non titulaires du DES PUI viennent en renfort. « En revanche nous avons eu des difficultés de recrutement pour les postes de préparateurs, reconnaît le Dr Samdjee. De fait, ce sont des étudiants en pharmacie et un faisant fonction d’interne, qui ont rempli ces missions. » Et de conclure : « C’est une belle expérience avec laquelle nous avons beaucoup appris. Désormais la PUI est reconnue à sa juste valeur notamment par les autres professionnels de santé de l’établissement. C’est très bénéfique en termes d’image de marque et ce sont aussi des moments qui ressoudent l’équipe. » « L’esprit d’équipe était très présent, avec une forte volonté de servir. Les heures supplémentaires, le travail le week-end n’étaient même pas une question », se félicite le Dr Havard, qui s’estime chanceux d’avoir participer à cette action.

Renfort de personnels

Après plusieurs semaines à moyens constants, l’AGEPS a bénéficié d’un renfort dédié avec du personnel logistique, des préparateurs en pharmacie et un pharmacien (à temps partiel) pour mener à bien cette mission. Les recrutements ont été motivés par les contraintes techniques liées à la gestion des vaccins, qui consomment du temps en réception des commandes, en préparation et en expédition, et par l’augmentation du nombre de clients. 
A Versailles, « cette nouvelle mission s’est ajoutée au reste de notre activité », fait savoir le Dr Samdjee dont la PUI a fonctionné, les premières semaines, à moyen constant. L’ARS a néanmoins permis par la suite des recrutements : la PUI a obtenu une dérogation exceptionnelle pour que deux pharmaciens non titulaires du DES PUI viennent en renfort. « En revanche nous avons eu des difficultés de recrutement pour les postes de préparateurs, reconnaît le Dr Samdjee. De fait, ce sont des étudiants en pharmacie et un faisant fonction d’interne, qui ont rempli ces missions. » Et de conclure : « C’est une belle expérience avec laquelle nous avons beaucoup appris. Désormais la PUI est reconnue à sa juste valeur notamment par les autres professionnels de santé de l’établissement. C’est très bénéfique en termes d’image de marque et ce sont aussi des moments qui ressoudent l’équipe. » « L’esprit d’équipe était très présent, avec une forte volonté de servir. Les heures supplémentaires, le travail le week-end n’étaient même pas une question », se félicite le Dr Havard, qui s’estime chanceux d’avoir participer à cette action.